inne lifestyle

Moje sposoby na efektywne zarządzenie czasem

Efektywne zarządzenie czasem – brzmi znajomo. Tylko czy wiesz, co robić, żeby zagościło w Twoim normalnym życiu? Dziś chcę Ci w tym pomóc i sprawić, że Twoja codzienna praca, pisanie bloga czy nawet gotowanie było bardziej wydajne.

Grunt to dobra organizacja

Dobra organizacja pracy to właśnie efektowne zarządzanie czasem. Zwiększa Twoją produktywność. Jesteś w stanie więcej czytać, pracować, pisać. Grunt to, uważać, żeby w Twoje życie nie wkradł się chaos. Przy złej organizacji:

  • nie możesz znaleźć potrzebnych rzeczy czy informacji,
  • spóźniasz się,
  • jesteś źle przygotowany do ważnego spotkania,
  • brakuje Ci jasnych priorytetów,
  • przeskakujesz z zadania na zadanie, w gruncie rzeczy nie kończąc żadnego z nich,
  • w Twoim kalendarzu panuje chaos.

W rezultacie marnujesz sporo czasu i nie dotrzymujesz terminów. Zła organizacja wpływa nie tylko na to, co robisz teraz, ale również na tempo rozwoju Twojej kariery. Mam nadzieje jednak, że ten opis Ciebie nie dotyczy. Jeśli byłbyś beznadziejnie zorganizowaną osobą, nie sięgnąłbyś po ten tekst. Dlatego widzę, że dostrzegasz niewielkie błędy w organizacji swojego czasu.

Po pierwsze: plan!

Pamiętaj, że to coś więcej niż stworzenie listy TO DO. Plan trzeba odpowiednio skomponować i uzupełniać go na bieżąco.
Jak to zrobić:

  • Wszystkie zadania spisz w formie krótkich notatek.
  • Ustal priorytety.
  • Podziel zadania na grupy (np. ASAP, ważne, do przeczytania itd.)
  • Postaraj się określić czas, jaki będzie Ci potrzebny na wykonanie każdej czynności.
  • Uwzględnij czas na nieprzewidziane sytuacje i codzienne, powtarzalne czynności.

Zaglądaj do planu każdego dnia. Wystarczy, że zrobisz to raz dziennie. Będziesz mieć wtedy chwilę na analizę i aktualizację. Ta czynność powinna stać się Twoim nawykiem. Używaj kolorowych samoprzylepnych karteczek, rób notatki, stosuj podkreślacze – ułatwi Ci to codzienną pracę z planem.

Nie zapomnij o kalendarzu

W efektywnym zarządzaniu czasem kalendarz jest niezbędny. Możesz w nim umieścić swoją listę zadań do wykonania i informacje o wszystkich spotkaniach. Wtedy w jednym miejscu będziesz mieć obraz całego dnia. Notatki rób ołówkiem – w momencie dokonywania drobnych zmian nie wprowadzisz chaosu licznymi skreślaniami.

Planując spotkania pamiętaj o zanotowaniu:

  • osoby z którą planujesz się spotkać (unikaj skrótów, odnotuj całe imię i nazwisko, zamiast np. A.N. Rynek),
  • miejsca spotkania,
  • godziny rozpoczęcia,
  • możliwych utrudnień (korki, problemy z komunikacją miejską – dzięki temu zarezerwujesz swój czas z zapasem i nie spóźnisz się na spotkanie).

Pilnuj swojego kalendarza i traktuj go z szacunkiem. Nie przeładuj go informacjami, bo przestanie być użyteczny. Możesz klasyczną papierową wersję uzupełnić o wersję elektroniczną, która zawsze jest przy Tobie na smartfonie czy tablecie.

Systematyczność i konsekwencja

Efektywne działanie to konsekwentne działanie. Bez systematyczności wszystko, co wcześniej opisałam, nie będzie działało tak, jak powinno. Nie zmieniaj też wcześniej ustalonych priorytetów – wprowadzisz tylko niepotrzebny chaos. Oczywiście plan może ulegać zmianom, ale to nie jest powód do tego, żeby przestać się go trzymać.

W końcu czas na korzyści

Wiesz już jak efektywnie zarządzać czasem? Bardzo mnie to cieszy! Teraz opowiem Ci o konkretnych korzyściach, które będziesz czerpać, gdy nauczysz się efektywnie zarządzać swoim czasem:

  • będziesz lepiej zorganizowany,
  • przejrzysty plan wpłynie na Twoje osiągnięcia,
  • nauczysz się nadawać czynnościom priorytety,
  • nie stracisz kontroli nad codziennie wykonywanymi czynnościami,
  • nie będziesz musiał o wszystkim pamiętać – przecież jest kalendarz,
  • staniesz się bardziej zdyscyplinowany i poprawisz jakość wykonywanych działań,
  • lepiej poradzisz sobie z niespodziankami.

Pamiętaj o korzyściach, dzięki temu łatwiej będzie Ci sprawdzić zmiany w swoje życie. Wybierz metodę, aby osiągnąć wyznaczony cel i zaoszczędzić sporo cennego czasu. Zacznij w końcu czerpać satysfakcję ze swojej pracy.

  • Bez kalendarza ani rusz, a dodatkowe notatki jaki w nim proponujesz mogą znacznie poprawić mogą organizację (nie rozpisywałam możliwych utrudnień!). Dorzuciłabym tylko jeszcze, że warto rozpisać plan działania na dzień przed. Po zakończeniu jednego dnia pracy, a rano zmodyfikować o sprawy asap oraz bieżące.

    • Jeśli czynności są względnie powtarzalne to można byłoby nawet siadać do planu raz w tygodniu, a z dnia na dzień uzupełniać go o nowe czynności 😉

  • Uwielbiam kolorowe zakreślacze- tak jak piszesz, zdecydowanie ułatwiają planowanie, a przy tym wprowadzają taką pozytywną energię:))

    • Zdecydowania wnoszą sporo pozytywnej energii, która przyda się szczególnie teraz – kiedy słońca coraz mniej 🙂

  • Oj, chiałabym bardzo umieć efektywniej zarządzać czasem, bo przeważne strasznie przecieka mi przez palce i z niczym się nie wyrabiam.

  • Dominiko przypomnij jak nazywa się wtyczka do wp (lub aplikacja, nie pamiętam), w której z wyprzedzeniem można ustawić automatyczne wrzucanie postów na fb, które już się pojawiły na naszym blogu. Wiem,że wspominałaś o tym, ale nie mogę tego odszukac 🙁

    • Możliwe, że masz na myśli: hootsuite.com 🙂 Możesz tam nie tylko zaplanować posty na fanpage’a, ale na grupę, Instagrama, Twittera 🙂